Le temps, c’est de l’argent. Encore plus quand on est freelance. Et l’un des outils qui vous fait perdre le plus de temps dans une journée, et pas des moindres: votre boite mail. Avez-vous déjà calculé le temps que vous passiez à gérer vos mails ? Combien de mails recevez-vous chaque jour ? Si vous dépassez la cinquantaine de mails, il vous faut vite agir pour ne plus gaspiller de temps. Vous seriez vraiment surpris d’apprendre le temps que vous perdez chaque jour à gérer vos mails !
C’est pour cette raison que nous vous proposons dans cet article 6 astuces pour bien utiliser Google Gmail et être plus productif. Pourquoi Gmail ? Parce que c’est l’outil de gestion de mails la plus utilisée dans le monde. Ses évolutions sont constantes et chaque année, on a le droit à de nouvelles fonctionnalités.
Certaines des astuces que vous allez retrouver dans ce post, vous en connaissez certaines, et d’autres, pas du tout. Ce qui est sûr, c’est qu’elles vous permettent toutes de mieux gérer Google Gmail au quotidien et surtout de gagner du temps. C’est pour vous l’occasion de faire le point sur votre utilisation de Google Gmail. Vous êtes prêt à être plus productif ? C’est parti !
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► Astuce 1 : identifier les messages importants dans Gmail
Vous voulez être plus productif ? Il va falloir commencer par prioriser vos conversations par mail. Pour ce faire, c’est très simple : Google le fait automatiquement ! Cette fonction est activée par défaut sur Google Gmail. Il faut regarder à côté du nom de la personne qui vous a envoyé un email. Vous y retrouverez soit un marqueur jaune, soit un marqueur blanc, comme vous pouvez le voir sur la photo ci-dessous. 
- le marqueur jaune signale un message important
- le marqueur vide signale un message sans importance
Pour identifier les messages importants, Gmail tient compte de nombreux critères comme:
- le nombre de messages échangés avec vos correspondants
- quand vous ouvrez les messages et y répondez, les supprimez ou les archivez
- les mots-clés auxquels vous semblez vous intéresser
Rassurez-vous, vous pouvez aider Google à identifier les messages importants. Pour cela, il vous suffit de vous même indiquez si tel mail est important et si tel autre ne l’est pas en cliquant sur le marqueur.
Après un petit temps d’apprentissage, Google vous servira sur un plateau les mails importants et ceux qui ne le sont pas. Vous avez même la possibilité d’afficher une boite de réception qui mettra en avant vos mails jugés importants. Pour cela, cliquez sur Type de boîte de réception > Importants d’abord ou Prioritaire (mails importants pas encore lus).
► Astuce 2 : ignorer une conversation dans Gmail
Autre élément à appliquer: le fait d’ignorer des conversations sur Gmail. Cela vous permettra de passer moins de temps à trier vos mails. Dès que vous indiquerez qu’une conversation ne vous intéresse pas, les mails anciens et futurs qui y sont liés seront placés dans la sélection Tous les messages.
Pour ce faire, sélectionner la discussion concernée, cliquez sur Plus et sélectionnez Ignorer la conversation. Vite fait, bien fait, cette astuce vous permettra de rester focus sur les mails importants.
► Astuce 3 : marquer les conversations pour suivi dans Gmail
Toujours dans cette volonté de prioriser les mails que vous recevez et vous faire gagner en productivité, voici une astuce toute simple et très visuelle. Grâce à un système d’étoiles, vous allez pouvoir indiquer à Gmail les discussions que vous suivez. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur l’étoile figurant à gauche de l’expéditeur du message. Vous pouvez bien évidemment en choisir plusieurs en même temps.
Ensuite, il vous suffira de retrouver toutes ces discussions en cliquant sur Messages suivis dans la colonne de gauche. Rapide non?
► Astuce 4 : se désabonner facilement d’une newsletter dans Gmail
Faisons un peu de vide dans votre boite mail ! À combien de newsletters êtes-vous abonné? Sont-elles toutes intéressantes? Pas sûr du tout ! Avec Gmail, résiliez en un clic les newsletters qui ne vous intéressent plus!
Cela va se faire en 4 étapes :
- affichez le mail-commercial ou la newsletter qui ne vous intéresse plus
- Cliquez sur le lien Se désabonner qui s’affiche en entête du courrier à côté du nom de l’expéditeur
- Confirmez dans la fenêtre qui s’affiche
- Souriez, vous êtes désabonné !
Il arrive que le lien Se désabonner n’apparaisse pas. Pas de panique! On va pouvoir placer ces mails dans la boite Spam en cliquant sur le bouton Spam qui se trouve dans la barre d’outil. Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir. Cliquez sur Se désabonner et signaler comme spam.
Gmail vous confirme que votre désabonnement est enregistré. Facile non ? Précisions que ce désabonnement peut prendre jusqu’à trois jours. Donc si vous continuez à recevoir des mails, ne vous inquiétez pas. Cela sera bientôt un lointain souvenir !
Astuce 5 : apprendre les raccourcis clavier dans Gmail
Les raccourcis sont nombreux sur Google Gmail. Et ils peuvent énormément vous aider au quotidien pour gagner du temps. Voici une liste non-exhaustive de raccourcis. Apprenez-les par coeur et vous verrez que les résultats suivront !
- C : nouveau message (SHIFT + C pour ouvrir une nouvelle fenêtre)
- K : passer à la conversation suivante (N pour passer au message suivant)
- J : passer à la conversation précédente (P pour passer au message précédent)
- O : ouvrir une conversation (ENTRÉE fonctionne aussi)
- U : revenir à la liste des conversations et actualiser la page
- E : archiver un message
- R : répondre
- A : répondre à tous
- F : transférer
- CTRL + S : enregistrer comme brouillon
- # : supprimer
- / : accéder directement au champ de recherche
- TAB puis ENTRÉE : envoyer le message
- Y puis O : archiver une conversation puis passer à la suivante
- G puis A : ouvrir le dossier Tous les messages
Pour en découvrir d’autres, n’hésitez pas à vous rendre sur la liste complète des raccourcis pour Google Gmail.
Astuce 6 : consulter sa boite mail 3 fois par jour MAXIMUM !
Une astuce ô combien importante qui n’est inscrite nul part dans Google Gmail. Et pourtant, c’est sûrement l’astuce la plus importante que vous devez retenir ! Rien ne sert de vous rendre sur votre boite mail dès que vous avez un nouvel email.
Consultez vos mails à 3 fois par jour : le matin, le midi, et le soir (en fin d’après-midi ou en début de soirée). Faites ce que vous avez à faire durant ces 3 consultations. Répondez, triez, supprimez. Et ensuite, concentrez-vous sur d’autres tâches plus importantes qui feront progresser votre activité. Rien ne sert de consulter sa boite mail à longueur de journée. Personne ne vous décernera un trophée parce que vous avez répondu à un mail 30 secondes après que vous l’ayez reçu !
Apprenez à prendre de la distance vis à vis de votre boite mail. Apprenez à mieux la gérer mais aussi à mieux la délaisser. Concentrez-vous sur vos actions de prospection, de création de contenu et de fidélisation de vos clients. Ce sont elles les actions qui contruisent le succès de votre entreprise !
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